Al giorno d’oggi gli eventi non sono più solamente l’occasione per passare del tempo insieme, bensì possono diventare un’ottima possibilità per avere maggiore visibilità, nel caso delle aziende. Senza dimenticare che molte persone anche per una cerimonia o una ricorrenza, hanno voglia di organizzare qualcosa che possa rimanere per tanto tempo impresso nella mente di chi vi partecipa. Ecco che si entra nel vasto mondo dell’event management, con tutte le figure professionali ad esso annesse.
Le principali figure coinvolte nell’organizzazione eventi
Quando si parla di scelta del personale, è fondamentale ricordare che ci sono diversi professionisti che curano ogni aspetto. Questo avviene proprio per fare in modo che i clienti possano essere soddisfatti in qualsiasi loro richiesta. Andando a vedere nel dettaglio, si parte dall’event planner, ossia la figura che ha il compito di pianificare il tutto, ascoltando con attenzione le richieste del committente. Vi è poi una segreteria organizzativa che si occuperà di tutto il contorno e di tutto quello che è necessario per procedere alla realizzazione. Oltre a dover parlare del manager degli eventi, che tiene tutto sotto controllo, la logistica, il responsabile comunicazione, l’eventuale responsabile marketing e una segreteria amministrativa. Potrebbe sembrare un’organizzazione aziendale, ma si tratta di una suddivisione di ruoli necessaria in quanto ognuno, grazie alle sue competenze, potrà fare in modo che si ottenga un risultato soddisfacente per il cliente.
La fase di pianificazione
L’event manager è la figura che si occupa della progettazione del tutto, in collaborazione con l’event planner che dovrà anche mettere in atto una strategia organizzativa dal punto di vista estetico. In questa fase è molto importante lavorare a stretto contatto col cliente così da non perdere mai di vista quello che è l’obiettivo dell’iniziativa e il suo target. Oltre a dover sottolineare che la pianificazione prevede anche lo stabilire la location, l’orario dell’evento e tutto quello che possa riguardare gli elementi basilari di un certo evento.
L’organizzazione dell’evento
Dopo aver stilato un progetto per un dato evento, si procede con la sua organizzazione effettiva. L’event manager in questa fase lavora in maniera intensa: dovrà stabilire relazioni con fornitori, sponsor eventuali e tutti coloro che possano avere un ruolo importante. Entra in gioco anche la segreteria che dovrà considerare il numero di invitati e procedere con lo stilare gli inviti con annessa registrazione. Durante lo step organizzativo è importante controllare che vi sia la presenza di un apposito punto di accoglienza, così da non creare disordine, oltre a stabilire una logistica ben precisa con eventuali navette, parcheggi e tutto ciò che possa permettere agli invitati di arrivare comodamente all’evento. Senza trascurare le normative vigenti in ambito di sicurezza: ecco perché le competenze in questo campo devono essere ben note dallo staff che organizza un dato evento.
La comunicazione
Per la buona riuscita di un certo evento, è doveroso sottolineare come la comunicazione abbia un ruolo fondamentale. D’altronde è proprio la promozione che permette di venire a conoscenza dell’evento e attirare così un numero maggiore di potenziali invitati interessati. Promuovere l’iniziativa è compito dello staff che si occupa della comunicazione: questo vuol dire avvisare gli ospiti, facendo attenzione ad avere la conferma di partecipazione. Ci si occupa sia di fornire materiale online, diffondendo locandine e tutto ciò che possa servire a sponsorizzare l’evento, sia di materiale cartaceo. In tal senso, è fondamentale un’attenta scelta di un personale qualificato per eventi che possa garantire comunicati stampa e post sui social network, ad esempio, oltre a siti web appositamente dedicati, articoli su giornali e blog. Oltre a considerare anche un altro elemento molto utile, ossia quello dell’e-mail marketing che darà un’impronta professionale all’evento.
